SOLICITAR CONSENTIMIENTO
Directrices para enviar correos electrónicos que cumplan la ley y atraigan clientes.
En esta sección encontrará toda la información que necesita para redactar uncorreo electrónico comercial legalmente conforme y, al mismo tiempo, atractivo para sus clientes potenciales. Cumplir las normas no solo le protege de sanciones, sino que aumenta la confianza y la eficacia de sus comunicaciones.
En rgpd (Reglamento General de Protección de Datos) ha establecido directrices precisas para el tratamiento de datos de personas físicas (B2C). En cambio, para los datos públicos de personas jurídicas (empresas, entidades), la ley confirma la posibilidad de ponerse en contacto con ellas sin necesidad de consentimiento, con el fin de proteger el curso normal de los negocios. En la práctica, se pueden enviar correos electrónicos a una empresa sin pedir permiso previamente, siempre que se trate de comunicaciones profesionales pertinentes. Este principio está consagrado, por ejemplo, en la legislación italiana y reafirmado por las referencias de rgpd.
REFERENCIAS NORMATIVAS
REGLAMENTO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS (UE 2016/679)
El Parlamento Europeo y el Consejo han aclarado, en los considerandos 14 y 47, la distinción entre datos de personas físicas y jurídicas y el concepto de interés legítimo para el marketing directo.
(Para más información, consulte nuestra sección de cumplimiento de rgpd o el texto completo del reglamento en Eur-Lex)
El Parlamento Europeo y el Consejo han aclarado, en los considerandos 14 y 47, la distinción entre datos de personas físicas y jurídicas y el concepto de interés legítimo para el marketing directo.
(Para más información, consulte nuestra sección de cumplimiento de rgpd o el texto completo del reglamento en Eur-Lex)
En resumen, no es necesario el consentimiento previo para los correos electrónicos enviados a direcciones genéricas o de departamentos de la empresa (por ejemplo, info@, comercial@...). Este es el contexto en el que operan nuestras bases de datos Maiload. Distinto es el caso de los contactos referidos a personas físicas de empresas (por ejemplo, mario.rossi@azienda.com): en estos casos recomendamos un enfoque más cauteloso, como por ejemplo Marketing con permisoaunque el correo electrónico se utilice en un contexto comercial.
TIPO DE DATOS
-Correo electrónico de funciones(personas jurídicas): puede enviar sin consentimiento previo a direcciones de correo electrónico genéricas de la empresa, vinculadas a funciones de la empresa (info@..., ventas@..., compras@... etc.). Estos buzones representan a la empresa, no a una persona física, por lo que están plenamente cubiertos por las comunicaciones B2B permitidas.
-Correos electrónicos personales de la empresa (empleados/miembros): si desea ponerse en contacto con personas concretas dentro de una empresa (por ejemplo, un director de marketing nome.cognome@azienda.it), está permitido hacerlo porque esa dirección ha sido facilitada por la propia empresa como contacto comercial.
Sin embargo, aquí entramos en un terreno en el que el sentido común y los buenos modales cuentan mucho. Para estas situaciones recomendamos encarecidamente adoptar un marketing de permisocomo el ya descrito, con un primer mensaje introductorio no invasivo y la posibilidad de que el destinatario acepte explícitamente recibir más información.
-Correos electrónicos personales de la empresa (empleados/miembros): si desea ponerse en contacto con personas concretas dentro de una empresa (por ejemplo, un director de marketing nome.cognome@azienda.it), está permitido hacerlo porque esa dirección ha sido facilitada por la propia empresa como contacto comercial.
Sin embargo, aquí entramos en un terreno en el que el sentido común y los buenos modales cuentan mucho. Para estas situaciones recomendamos encarecidamente adoptar un marketing de permisocomo el ya descrito, con un primer mensaje introductorio no invasivo y la posibilidad de que el destinatario acepte explícitamente recibir más información.
En resumen, utilice libremente los correos corporativos genéricos mientras que, en los correos corporativos personales, proceda con más tacto y cuidado, respetando a la persona que hay detrás de esa dirección.
QUÉ DEBE CONTENER UN CORREO ELECTRÓNICO COMERCIAL CONFORME
Cuando redacte el texto de un correo electrónico promocional o informativo que vaya a enviar a una empresa, asegúrese de incluir todos los elementos obligatorios por ley y útiles para la transparencia.
- Logotipoy marca de la empresa: coloque el logotipo de su empresa en la parte superior o inferior para que el destinatario reconozca inmediatamente quién escribe.
-Datos de identificación del remitente: facilite todos los datos de su empresa, nombre completo, dirección física (sede social), datos de contacto telefónico, dirección de correo electrónico de respuesta, sitio web si procede. Esta información debe ser exacta, actualizada y activa. No puede ser anónimo ni ocultar su identidad (por ejemplo, enviando desde un noreply que no pueda ser rastreado hasta usted).
-Quién es usted y por qué escribe: al principio del mensaje, presente brevemente su negocio/empresa y explique el motivo del contacto. Esto contextualiza el mensaje y lo hace relevante a los ojos del lector (por ejemplo, "Le escribo porque nuestra empresa ofrece [servicio] que podría ser útil para [nombre de la empresa objetivo] en [sector]").
-Descripción del producto/servicio ofrecido: en el cuerpo del correo electrónico, describe claramente lo que propones o el objeto de la comunicación. Mantén un tono informativo, no demasiado comercial, sobre todo en el primer contacto.
-Enlaces útiles: incluya enlaces a su sitio web, idealmente a la página de inicio y/o a la página específica del producto/servicio del que habla en el correo electrónico, para que los interesados puedan investigar más enseguida.
- Política deprivacidad: es obligatorio incluir una referencia a la política de privacidad. Puedes hacerlo poniendo una frase como "Tratamos los datos de conformidad con los artículos 13 y 14 del Reg. UE 2016/679 - rgpd" con un enlace a la política de privacidad completa en tu sitio web. O un párrafo breve (quizá en letra pequeña al final) con los puntos clave de la política (más adelante en esta sección encontrarás un ejemplo de fórmula).
-Enlace para darse de baja: si envía un boletín o tiene previsto enviar boletines posteriores, debe dar al destinatario la oportunidad de dejar de recibir comunicaciones. Incluya siempre una línea con un enlace "Haga clic aquí si no desea recibir más correos" o similar. Incluso si envía un único correo electrónico, es una buena práctica ofrecer la posibilidad de darse de baja. En el contexto B2B no es estrictamente obligatorio incluirlo en todos los correos electrónicos puntuales, pero es una muestra de transparencia y respeto.
- Logotipoy marca de la empresa: coloque el logotipo de su empresa en la parte superior o inferior para que el destinatario reconozca inmediatamente quién escribe.
-Datos de identificación del remitente: facilite todos los datos de su empresa, nombre completo, dirección física (sede social), datos de contacto telefónico, dirección de correo electrónico de respuesta, sitio web si procede. Esta información debe ser exacta, actualizada y activa. No puede ser anónimo ni ocultar su identidad (por ejemplo, enviando desde un noreply que no pueda ser rastreado hasta usted).
-Quién es usted y por qué escribe: al principio del mensaje, presente brevemente su negocio/empresa y explique el motivo del contacto. Esto contextualiza el mensaje y lo hace relevante a los ojos del lector (por ejemplo, "Le escribo porque nuestra empresa ofrece [servicio] que podría ser útil para [nombre de la empresa objetivo] en [sector]").
-Descripción del producto/servicio ofrecido: en el cuerpo del correo electrónico, describe claramente lo que propones o el objeto de la comunicación. Mantén un tono informativo, no demasiado comercial, sobre todo en el primer contacto.
-Enlaces útiles: incluya enlaces a su sitio web, idealmente a la página de inicio y/o a la página específica del producto/servicio del que habla en el correo electrónico, para que los interesados puedan investigar más enseguida.
- Política deprivacidad: es obligatorio incluir una referencia a la política de privacidad. Puedes hacerlo poniendo una frase como "Tratamos los datos de conformidad con los artículos 13 y 14 del Reg. UE 2016/679 - rgpd" con un enlace a la política de privacidad completa en tu sitio web. O un párrafo breve (quizá en letra pequeña al final) con los puntos clave de la política (más adelante en esta sección encontrarás un ejemplo de fórmula).
-Enlace para darse de baja: si envía un boletín o tiene previsto enviar boletines posteriores, debe dar al destinatario la oportunidad de dejar de recibir comunicaciones. Incluya siempre una línea con un enlace "Haga clic aquí si no desea recibir más correos" o similar. Incluso si envía un único correo electrónico, es una buena práctica ofrecer la posibilidad de darse de baja. En el contexto B2B no es estrictamente obligatorio incluirlo en todos los correos electrónicos puntuales, pero es una muestra de transparencia y respeto.
Estos elementos garantizan que su correo electrónico cumpla la ley y sea profesional. Un destinatario que vea todos estos detalles percibirá seriedad por su parte.
Qué Hacer y Qué Evitar en Campañas de correo electrónico B2B
He aquí una lista de buenas prácticas (a seguir) y comportamientos a evitar cuando se utilizan listas externas y se comunica en frío:
QUÉ HACER
-Utilice únicamente listas de correo electrónico legales: asegúrese siempre de que los contactos que utiliza han sido recopilados de forma rgpd. Si confías en Maiload, estás a salvo en este aspecto (todas nuestras listas cumplen la rgpd). No utilice bases de datos de dudosa procedencia o "scrapings" sin garantías, porque puede incluir direcciones privadas o protegidas.
-Garantice los derechos de los destinatarios: toda persona tiene derecho a acceder, rectificar, suprimir, oponerse, etc. a sus datos. En tus comunicaciones informa a los destinatarios de que tratarás sus datos con cuidado y de que pueden solicitar en cualquier momento su supresión o modificación. En la práctica, además del enlace para darse de baja, responda rápidamente si alguien le pregunta "¿de dónde ha sacado mis datos?" o "por favor, bórreme". Debe disponer de un procedimiento sencillo y gratuito para atender estas peticiones.
- Incluya un enlace a supolítica de privacidad: en el correo electrónico, junto al aviso resumido rgpd, ponga un enlace a la página completa de privacidad de su sitio web. Así, quien quiera podrá leer todos los detalles sobre cómo tratas los datos. Es un signo de transparencia y, en algunos casos, obligatorio (si realizas tratamientos complejos).
-Asegúrate de que la plataforma de envío es la adecuada: como ya hemos dicho, en Plataformas de Email Marketing de nuestro sitio, utilice un servicio de envío de correo electrónico que cumpla con largpd y sea adecuado para el correo electrónico frío. Por ejemplo, Woodpecker (que recomendamos) está optimizado para este fin. Este tipo de plataformas respetan la privacidad y le ayudan a cumplir las normas (gestionando automáticamente las bajas, los rebotes, etc.).
-Garantice los derechos de los destinatarios: toda persona tiene derecho a acceder, rectificar, suprimir, oponerse, etc. a sus datos. En tus comunicaciones informa a los destinatarios de que tratarás sus datos con cuidado y de que pueden solicitar en cualquier momento su supresión o modificación. En la práctica, además del enlace para darse de baja, responda rápidamente si alguien le pregunta "¿de dónde ha sacado mis datos?" o "por favor, bórreme". Debe disponer de un procedimiento sencillo y gratuito para atender estas peticiones.
- Incluya un enlace a supolítica de privacidad: en el correo electrónico, junto al aviso resumido rgpd, ponga un enlace a la página completa de privacidad de su sitio web. Así, quien quiera podrá leer todos los detalles sobre cómo tratas los datos. Es un signo de transparencia y, en algunos casos, obligatorio (si realizas tratamientos complejos).
-Asegúrate de que la plataforma de envío es la adecuada: como ya hemos dicho, en Plataformas de Email Marketing de nuestro sitio, utilice un servicio de envío de correo electrónico que cumpla con largpd y sea adecuado para el correo electrónico frío. Por ejemplo, Woodpecker (que recomendamos) está optimizado para este fin. Este tipo de plataformas respetan la privacidad y le ayudan a cumplir las normas (gestionando automáticamente las bajas, los rebotes, etc.).
QUÉ EVITAR
-No adjuntes archivos pesados: evita los archivos adjuntos (PDF, presentaciones, imágenes pesadas) en tus primeros correos fríos. Además de ser molestos (a nadie le gusta abrir archivos adjuntos de desconocidos), sobrecargan el mensaje y pueden hacer que lo bloqueen los filtros. Si tienes un catálogo o folleto, mejor incluye un enlace desde el que descargarlos.
-No pongas precios exagerados, descuentos o eslóganes en tus primeros correos: presentarse inmediatamente con "Oferta imperdible: ¡50% sólo por hoy!" a un contacto que no te conoce es la mejor manera de acabar en spam y perder credibilidad. Evite el lenguaje comercial agresivo, hipérboles como 'somos los mejores del mercado' o una lista de precios. Puedes comunicar estas cosas en fases posteriores, sólo a quienes hayan mostrado interés.
- No hagasmarketing agresivo: enlazando con el punto anterior, el primer contacto (y la comunicación B2B en frío en general) debe ser informativo e introductorio, no una venta insistente. No acoses con correos electrónicos a quienes no respondan, ni envíes seguimientos diarios. Dé a los clientes potenciales espacio y tiempo para evaluar. Si los fuerza, los perderá.
-No envíe correos electrónicos puramente promocionales sin información valiosa: por regla general, si el texto de su correo electrónico puede considerarse totalmente un mensaje publicitario sin contexto, probablemente esté adoptando el enfoque equivocado. Es mejor centrarse en comunicaciones de presentación, estudios de casos, soluciones a problemas, no en "compre ahora, aquí tiene su descuento".
-No olvide que los números de teléfono de las listas no están filtrados: si decide utilizar los números para hacer llamadas, recuerde, como ya hemos dicho, que no están filtrados por el Registro de Opositores. Así que no te lances a hacer llamadas generalizadas. Haga primero la verificación o póngase en contacto con quienes puedan hacerlo. El telemarketing inadecuado puede acarrear sanciones.
-No envíe desde cuentas de empresa improvisadas: asegúrese de que la dirección del remitente pertenece al dominio oficial de la empresa y está configurada correctamente (con registros SPF, DKIM, DMARC para autenticación). Enviar desde correos genéricos (gmail, yahoo) con fines empresariales es poco profesional y suele ser bloqueado por los filtros. Cree una cuenta específica (por ejemplo, nome.cognome@tuaazienda.it) para sus campañas.
-No pongas precios exagerados, descuentos o eslóganes en tus primeros correos: presentarse inmediatamente con "Oferta imperdible: ¡50% sólo por hoy!" a un contacto que no te conoce es la mejor manera de acabar en spam y perder credibilidad. Evite el lenguaje comercial agresivo, hipérboles como 'somos los mejores del mercado' o una lista de precios. Puedes comunicar estas cosas en fases posteriores, sólo a quienes hayan mostrado interés.
- No hagasmarketing agresivo: enlazando con el punto anterior, el primer contacto (y la comunicación B2B en frío en general) debe ser informativo e introductorio, no una venta insistente. No acoses con correos electrónicos a quienes no respondan, ni envíes seguimientos diarios. Dé a los clientes potenciales espacio y tiempo para evaluar. Si los fuerza, los perderá.
-No envíe correos electrónicos puramente promocionales sin información valiosa: por regla general, si el texto de su correo electrónico puede considerarse totalmente un mensaje publicitario sin contexto, probablemente esté adoptando el enfoque equivocado. Es mejor centrarse en comunicaciones de presentación, estudios de casos, soluciones a problemas, no en "compre ahora, aquí tiene su descuento".
-No olvide que los números de teléfono de las listas no están filtrados: si decide utilizar los números para hacer llamadas, recuerde, como ya hemos dicho, que no están filtrados por el Registro de Opositores. Así que no te lances a hacer llamadas generalizadas. Haga primero la verificación o póngase en contacto con quienes puedan hacerlo. El telemarketing inadecuado puede acarrear sanciones.
-No envíe desde cuentas de empresa improvisadas: asegúrese de que la dirección del remitente pertenece al dominio oficial de la empresa y está configurada correctamente (con registros SPF, DKIM, DMARC para autenticación). Enviar desde correos genéricos (gmail, yahoo) con fines empresariales es poco profesional y suele ser bloqueado por los filtros. Cree una cuenta específica (por ejemplo, nome.cognome@tuaazienda.it) para sus campañas.
En resumen, sea transparente, respetuoso y pertinente. De este modo, además de cumplir la ley, maximizará las posibilidades de que sus destinatarios aprecien la comunicación en lugar de destrozarla.
INFORMACIÓN QUE DEBE INCLUIRSE (EJEMPLO)
A continuación te facilitamos un ejemplo de política de privacidad resumida que podrías incluir al pie de tus correos electrónicos (recuerda adaptarla con los datos reales de tu empresa y sus fines específicos):
"Información de conformidad con los artículos 13 y 14 del Reglamento UE 2016/679 (rgpd): [NOMBRE DE LA EMPRESA] - [Dirección completa] - como Responsable del Tratamiento, está tratando los datos de contacto de su empresa (nombre de la empresa, dirección, teléfono, fax, correo electrónico) recogidos de directorios públicos en línea, sitios web, redes sociales, guías telefónicas y/u otros archivos públicos, con el único fin de enviarle comunicaciones informativas y promocionales sobre productos/servicios que creemos que pueden ser de su interés. El tratamiento se basa en el interés legítimo de marketing B2B previsto por la legislación vigente. Sus datos están protegidos y no se comunicarán a terceros ni se transferirán fuera de la UE. No tomamos decisiones automatizadas sobre sus datos. Puede ejercer en cualquier momento los derechos previstos en los artículos 15 a 22 del rgpd (confirmación de la existencia de sus datos, actualización, rectificación, supresión, oposición, etc.). Para obtener la información completa, consulte la política de privacidad en nuestro sitio web [enlace política de privacidad]."
Esto cubre lo esencial, fuente de datos (fuentes públicas), finalidad (estudios de mercado y comunicaciones promocionales pertinentes), base jurídica (interés legítimo de marketing B2B), salvaguardias (seguridad, no divulgación, no UE extra, no elaboración de perfiles), derechos del interesado. Añádalo en letra pequeña al final de sus correos electrónicos. Demostrarás profesionalidad y cumplimiento.
"Información de conformidad con los artículos 13 y 14 del Reglamento UE 2016/679 (rgpd): [NOMBRE DE LA EMPRESA] - [Dirección completa] - como Responsable del Tratamiento, está tratando los datos de contacto de su empresa (nombre de la empresa, dirección, teléfono, fax, correo electrónico) recogidos de directorios públicos en línea, sitios web, redes sociales, guías telefónicas y/u otros archivos públicos, con el único fin de enviarle comunicaciones informativas y promocionales sobre productos/servicios que creemos que pueden ser de su interés. El tratamiento se basa en el interés legítimo de marketing B2B previsto por la legislación vigente. Sus datos están protegidos y no se comunicarán a terceros ni se transferirán fuera de la UE. No tomamos decisiones automatizadas sobre sus datos. Puede ejercer en cualquier momento los derechos previstos en los artículos 15 a 22 del rgpd (confirmación de la existencia de sus datos, actualización, rectificación, supresión, oposición, etc.). Para obtener la información completa, consulte la política de privacidad en nuestro sitio web [enlace política de privacidad]."
Esto cubre lo esencial, fuente de datos (fuentes públicas), finalidad (estudios de mercado y comunicaciones promocionales pertinentes), base jurídica (interés legítimo de marketing B2B), salvaguardias (seguridad, no divulgación, no UE extra, no elaboración de perfiles), derechos del interesado. Añádalo en letra pequeña al final de sus correos electrónicos. Demostrarás profesionalidad y cumplimiento.
AVISO LEGAL
Reiteramos la invitación, respete siempre la normativa sobre privacidad. Aunque operes en un entorno B2B, toma todas las precauciones necesarias para manejar bien los datos (incluso por tu parte, mantén los archivos a buen recaudo, no dejes que circulen indiscriminadamente, etc.). Si tu campaña se dirige a empresas extranjeras, infórmate sobre la normativa local (por ejemplo, algunos países de la UE tienen registros de exclusión voluntaria de correo electrónico). En el sitio web del Garante della Privacy encontrará directrices y documentación útil.
Maiload te proporciona datos conformes y consejos sobre la mejor manera de utilizarlos, pero la responsabilidad última de cómo los uses recae en ti. Utilícelos de forma inteligente y obtendrá excelentes resultados.
(Siguiendo estas directrices, podrá crear campañas de marketing por correo electrónico B2B eficaces y conformes con la normativa. Buen trabajo y buenas conversiones).
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