SOLICITUD DE CONSENTIMIENTO
Guías para Emails Conformes con la ley y que atraen a los clientes.
En esta sección encontrarás toda la información necesaria para redactar un correo electrónico comercial conforme a la ley y al mismo tiempo atractivo para los posibles clientes. Cumplir las normas no solo te protege de sanciones, sino que también aumenta la confianza y la eficacia de tus comunicaciones.
El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) ha establecido directrices precisas para el tratamiento de los datos de las personas físicas (B2C). Por otro lado, para los datos públicos de las personas jurídicas (empresas, entidades), la ley confirma la posibilidad de contactarlas sin necesidad de consentimiento, con el fin de salvaguardar el normal desarrollo de las actividades económicas. En la práctica, puedes enviar un correo electrónico a una empresa sin pedir permiso previo, siempre que se trate de comunicaciones profesionales pertinentes. Este principio está consagrado, por ejemplo, en la normativa italiana y reafirmado por las referencias del RGPD.
REFERENCIAS REGLAMENTARIAS
El Parlamento y el Consejo Europeo aclararon, en los Considerandos 14 y 47, la distinción entre los datos de personas físicas y jurídicas y el concepto de interés legítimo para el marketing directo.
(Para más información, consulta nuestra sección Conformidad RGPD o el texto completo del reglamento en Eur-Lex)
En resumen, no es obligatorio el consentimiento previo para los correos electrónicos enviados a direcciones genéricas o de departamento de empresas (por ejemplo, info@, comercial@…). Este es el contexto en el que operan nuestras bases de datos Maiload. Es diferente el caso de los contactos vinculados a personas físicas en el ámbito empresarial (por ejemplo, mario.rossi@empresa.com): en estos casos recomendamos un enfoque más prudente, como el Permission Marketing, incluso si el correo electrónico se utiliza con fines profesionales.
TIPOS DE DATOS
• Emails personales corporativos (empleados/socios): si deseas contactar con personas específicas dentro de una empresa (por ejemplo, un director de marketing nombre.apellido@empresa.com ), es lícito hacerlo porque esa dirección ha sido proporcionada por la propia empresa como contacto laboral.
Sin embargo, aquí entramos en un terreno donde el sentido común y la cortesía son fundamentales. En estos casos recomendamos encarecidamente adoptar un enfoque de Permission Marketing, como ya se ha descrito: un primer mensaje introductorio, no invasivo, y la posibilidad para el destinatario de dar su consentimiento explícito para recibir más información.
En resumen, utiliza libremente los correos genéricos de empresa, mientras que, en el caso de los correos personales corporativos, actúa con más tacto y cuidado, respetando a la persona detrás de esa dirección.
QUÉ DEBE CONTENER UN CORREO COMERCIAL CONFORME A LA LEY
• Logo y marca de la empresa: incluye el logotipo de tu empresa en la parte superior o al pie del mensaje, para que el destinatario reconozca de inmediato quién le escribe.
• Datos identificativos del remitente: proporciona todos los datos de tu empresa: denominación completa, dirección física (sede), teléfonos de contacto, dirección de correo electrónico de respuesta y, si la tienes, la página web. Esta información debe ser precisa, actualizada y verificable. No se permite el anonimato ni ocultar la identidad (por ejemplo, enviando desde un noreply que no esté asociado contigo).
• Quién eres y por qué escribes: al comienzo del mensaje, presenta brevemente tu actividad o empresa y explica el motivo del contacto. Esto contextualiza el correo y lo hace más relevante a los ojos del lector (por ejemplo: “Le escribo porque nuestra empresa ofrece [servicio] que podría ser útil para [nombre de la empresa destinataria] en el sector [sector]”).
• Descripción del producto/servicio ofrecido: en el cuerpo del correo, describe claramente lo que ofreces o el propósito de la comunicación. Mantén un tono informativo, no excesivamente comercial, especialmente en el primer contacto.
• Enlaces útiles: incluye enlaces a tu sitio web, preferiblemente a la página principal y/o a la página específica del producto o servicio mencionado en el correo, para que quien esté interesado pueda obtener más información de inmediato.
• Aviso de privacidad: es obligatorio incluir una referencia al aviso de privacidad. Puedes hacerlo con una frase como “Tratamos los datos conforme a los arts. 13 y 14 del Reglamento (UE) 2016/679 – RGPD” con un enlace a la política completa de privacidad en tu sitio web. O bien incluir un breve párrafo (quizás en letra pequeña al final) con los puntos clave del aviso (ver en esta sección un ejemplo de fórmula).
• Enlace para darse de baja: si estás enviando un boletín o prevés envíos posteriores, debes ofrecer al destinatario la posibilidad de no recibir más comunicaciones. Incluye siempre una línea con un enlace tipo “Haz clic aquí si no deseas recibir más correos” o similar. Aunque envíes un solo correo puntual, es buena práctica ofrecer un contacto para solicitar la eliminación. En el contexto B2B no es estrictamente obligatorio en cada correo aislado, pero incluirlo demuestra transparencia y respeto.
Estos elementos aseguran que tu correo sea conforme a la ley y profesional al mismo tiempo. Un destinatario que vea todos estos detalles percibirá seriedad y confianza por tu parte.
Qué Hacer y Qué Evitar en las Campañas de Email B2B
Aquí tienes una lista de buenas prácticas (que debes seguir) y de comportamientos que debes evitar cuando utilizas listas externas y realizas envíos en frío:
QUÉ HACER
• Garantiza los derechos de los destinatarios: toda persona tiene derecho de acceso, rectificación, supresión, olvido, oposición, etc., sobre sus datos. En tus comunicaciones, informa a los destinatarios de que tratarás sus datos con cuidado y que pueden solicitar en cualquier momento su eliminación o modificación. En la práctica, además del enlace de baja, responde rápidamente si alguien te pregunta “¿de dónde obtuvieron mis datos?” o “elimínenme, por favor”. Debes tener un procedimiento sencillo y gratuito para gestionar estas solicitudes.
• Incluye el enlace a tu Política de Privacidad: en el correo, junto al aviso resumido del RGPD, añade el enlace a la página completa de privacidad en tu sitio web. Así, quien lo desee puede leer todos los detalles sobre el tratamiento de datos que realizas. Es una señal de transparencia y, en algunos casos, obligatorio (si realizas tratamientos complejos).
• Asegúrate de que la plataforma de envío sea adecuada: como ya se indica en la sección Plataformas de Email Marketing de nuestro sitio, utiliza un servicio de envío de correos que sea Compatible con el RGPD y apto para el email en frío. Por ejemplo, Woodpecker (que recomendamos) está optimizado para este fin. Plataformas como esta respetan la privacidad y te ayudan a cumplir las normas (gestionando automáticamente las bajas, los rebotes, etc.).
QUÉ EVITAR
• No pongas precios exagerados, descuentos o eslóganes en tus primeros correos: presentarte con «¡Oferta imperdible: 50 % solo por hoy!» a un contacto que no te conoce es la mejor forma de acabar en spam y perder credibilidad. Evita el lenguaje comercial agresivo, hipérboles como «somos los mejores del mercado» o listas de precios. Eso resérvalo para fases posteriores, solo con contactos que ya hayan mostrado interés.
• No hagas marketing agresivo: siguiendo con el punto anterior, el primer contacto (y el cold emailing en general) debe ser informativo e introductorio, no una venta insistente. No acoses con correos a quienes no respondan ni envíes seguimientos diarios. Da a los clientes potenciales espacio y tiempo para valorar tu propuesta.
• No envíes correos puramente promocionales sin valor: si tu mensaje se percibe únicamente como publicitario, estás usando el enfoque equivocado. Es mejor centrarse en presentaciones, casos de éxito, soluciones a problemas… no en «compra ahora, aquí tienes tu descuento».
• No olvides que los números de teléfono no están filtrados: si decides usar los teléfonos de las listas, recuerda que no están contrastados con el Registro de Oposición. No realices llamadas indiscriminadas: verifica antes o encarga a un tercero que lo haga. El telemarketing inadecuado puede acarrear sanciones.
• No envíes desde cuentas improvisadas: asegúrate de que la dirección del remitente pertenezca al dominio oficial de tu empresa y esté configurada correctamente (con registros SPF, DKIM, DMARC). Enviar desde cuentas genéricas (Gmail, Yahoo) con fines profesionales es poco serio y suele ser bloqueado por los filtros. Crea una cuenta específica (por ejemplo, nombre.apellido@tuempresa.es) para tus campañas.
En resumen, sé transparente, respetuoso y pertinente. De este modo, además de cumplir la ley, maximizarás las probabilidades de que tus destinatarios aprecien tu comunicación en lugar de eliminarla.
INFORMATIVA PARA INCLUIR (EJEMPLO)
“Aviso conforme a los arts. 13 y 14 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD): [NOMBRE DE LA EMPRESA] – [Dirección completa] – en calidad de Responsable del tratamiento, trata sus datos de contacto empresariales (razón social, dirección, teléfono, fax, correo electrónico) recopilados de listas públicas en línea, sitios web, redes sociales, guías telefónicas y/u otros registros públicos, únicamente con el fin de enviarle comunicaciones informativas y promocionales relacionadas con productos/servicios que consideramos pueden ser de su interés. El tratamiento se basa en el interés legítimo de marketing B2B previsto por la normativa vigente. Los datos están protegidos y no serán comunicados a terceros ni transferidos fuera de la UE. No realizamos decisiones automatizadas sobre sus datos. Puede ejercer en cualquier momento los derechos previstos en los arts. 15-22 RGPD (confirmación de existencia, actualización, rectificación, supresión, oposición, etc.). Para la información completa, consulte la Política de Privacidad en nuestro sitio web [enlace a la política de privacidad].”
Esta fórmula cubre los aspectos esenciales: origen de los datos (fuentes públicas), finalidad (investigación de mercado y comunicaciones promocionales pertinentes), base jurídica (interés legítimo en marketing B2B), garantías (seguridad, sin difusión, sin transferencias fuera de la UE, sin perfilado) y derechos del interesado. Añádela en letra pequeña al final de tus correos. Demostrarás profesionalidad y cumplimiento normativo.
Disclaimer
Reiteramos la recomendación: respeta siempre la normativa de privacidad. Aunque operes en el ámbito B2B, adopta todas las precauciones necesarias para gestionar correctamente los datos (también de tu lado: guarda los archivos de forma segura, no los difundas indiscriminadamente, etc.). Si realizas campañas hacia empresas extranjeras, infórmate sobre las normas locales (por ejemplo, algunos países de la UE disponen de registros de oposición al correo electrónico). En el sitio del Garante de la Privacidad encontrarás directrices y documentación útil.
Maiload te proporciona datos conformes y consejos para usarlos correctamente, pero la responsabilidad final sobre su uso es tuya. Úsalos con inteligencia y verás excelentes resultados.
(Siguiendo estas directrices, podrás crear campañas de Email Marketing B2B eficaces, respetuosas y totalmente conformes con la ley. ¡Buen trabajo y buenas conversiones!)
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