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Modello di primo contatto B2B, informativa privacy e istruzioni operative
Con Maiload puoi individuare più facilmente aziende realmente in target, riducendo il tempo dedicato alla ricerca manuale dei contatti.
In questa guida trovi un modello di primo contatto breve e professionale, pensato per presentarti con chiarezza, favorire una risposta e proseguire la conversazione con chi manifesta interesse.
Troverai anche un modello di informativa privacy basato sull’art. 14 GDPR, da personalizzare con i dati e l’informativa completa della tua azienda. Consulta il testo ufficiale del GDPR
IL METODO MAILOAD IN 3 SEMPLICI PASSAGGI
Un buon primo contatto non deve vendere tutto in poche righe: deve raggiungere l’azienda giusta, rendere riconoscibile il mittente e facilitare una risposta.
Individua le aziende in target
Seleziona i contatti in base a categoria, settore e area geografica, concentrandoti sulle attività più coerenti con ciò che proponi.
Chiedi di aprire la conversazione
Utilizza un messaggio breve per presentarti e chiedere se puoi inviare una presentazione, senza inserire subito offerte, listini o allegati.
Prosegui dopo la risposta
Quando il destinatario conferma il proprio interesse, puoi inviare la presentazione richiesta e sviluppare la conversazione commerciale.
A CHI È RIVOLTO QUESTO MODELLO?
Il modello è pensato per contattare aziende, professionisti e attività economiche utilizzando recapiti pubblicati in relazione alla loro attività.
Nei Database Maiload possono essere presenti:
indirizzi generici o di reparto, come info@azienda.it, commerciale@azienda.it o marketing@azienda.it;
indirizzi aziendali nominativi, come nome.cognome@azienda.it;
indirizzi su domini gratuiti utilizzati come contatti aziendali, come nomeazienda@gmail.com o nomeattivita@libero.it.
La presenza di un dominio gratuito non rende automaticamente privato il recapito. Quando un indirizzo nominativo permette di identificare una persona fisica, deve però essere gestito anche come dato personale di contatto professionale, applicando le informazioni e i diritti previsti dal GDPR.
I Database Maiload non sono costruiti per contattare consumatori privati, ma per individuare soggetti economici e relativi recapiti professionali o aziendali.
MODELLO MAILOAD PER IL PRIMO CONTATTO
Un messaggio essenziale, riconoscibile e facile da leggere, pensato per chiedere se l’azienda desidera ricevere una breve presentazione.
Completa tutti i campi indicati tra parentesi quadre e aggiungi in calce l’informativa privacy riportata nella sezione successiva.
Oggetto: È questo il contatto corretto per una breve presentazione?
Buongiorno,
sono [NOME E COGNOME] di [AZIENDA MITTENTE].
Vi contatto per sapere se questo è il recapito corretto al quale inviare una breve presentazione della nostra azienda.
Se possiamo inviarla a questo indirizzo, è sufficiente rispondere «Sì, grazie». Se preferite riceverla a un altro indirizzo, tramite un modulo o attraverso un diverso canale aziendale, potete indicarcelo nella risposta.
In questa prima email non alleghiamo materiale commerciale. In assenza di riscontro non seguiranno ulteriori messaggi.
Cordiali saluti
[NOME E COGNOME]
[RUOLO] – [RAGIONE SOCIALE]
[EMAIL] – [TELEFONO]
[SITO WEB]
INFORMATIVA PRIVACY DA AGGIUNGERE ALLA PRIMA EMAIL
Questa formula rappresenta una base comune costruita secondo le informazioni richieste dall’art. 14 GDPR. Deve essere personalizzata con i dati del mittente e collegata all’informativa completa pubblicata sul sito della sua azienda.
Informativa privacy ai sensi dell’art. 14 GDPR: [NOME AZIENDA], con sede in [INDIRIZZO COMPLETO], è il Titolare del trattamento. Il recapito e gli eventuali dati professionali a esso associati provengono da fonti pubbliche o pubblicamente accessibili, come siti web aziendali, registri, elenchi professionali e directory dedicate alle attività economiche.
I dati sono utilizzati per gestire questa richiesta di contatto e, soltanto in caso di risposta positiva, per inviare la presentazione richiesta. L’informativa completa, contenente finalità, basi giuridiche, categorie di dati, tempi di conservazione, destinatari e modalità di esercizio dei diritti, è disponibile sul sito del Titolare: [LINK DIRETTO ALL’INFORMATIVA EX ART. 14 GDPR].
Diritto di opposizione: per non ricevere ulteriori messaggi è sufficiente rispondere «RIMUOVI» a questa email. Il recapito sarà escluso da successivi invii. Per esercitare gli altri diritti previsti dal GDPR è possibile scrivere a [EMAIL PRIVACY].
Il link deve portare direttamente all’informativa privacy dedicata, pubblicata sul sito del mittente.
PRIMA DI INVIARE
- Hai selezionato aziende coerenti con la tua offerta.
- Hai completato tutti i campi del modello.
- Il mittente e l’azienda sono chiaramente riconoscibili.
- Non hai inserito offerte, listini o allegati nel primo messaggio.
- Hai collegato l’informativa completa della tua azienda.
- Hai verificato le regole applicabili nel Paese del destinatario.
- La casella di risposta e l’indirizzo privacy vengono controllati regolarmente.
- Le risposte «RIMUOVI» vengono registrate ed escluse dagli invii successivi.
- Hai verificato le condizioni d’uso e le eventuali impostazioni richieste dalla piattaforma che utilizzerai.
ⓘUNA BASE COMUNE DA COMPLETARE QUANDO NECESSARIO
Il modello Maiload e l’informativa proposta costituiscono una base operativa costruita sul quadro comune del GDPR.
Le disposizioni che regolano l’utilizzo dell’email per il primo contatto possono prevedere ulteriori requisiti in base al Paese del destinatario, alla tipologia di recapito, al contenuto del messaggio e al rapporto esistente fra le parti.
Prima dell’invio, completa quindi il modello verificando le disposizioni applicabili alla tua attività e al mercato al quale ti rivolgi.
COMPLETA IL MODELLO IN 3 PASSAGGI
Sostituisci tutti i campi tra parentesi quadre con i dati reali della tua azienda e utilizza un indirizzo email sul quale puoi ricevere e gestire le risposte.
Predisponi sul sito della tua azienda un’informativa privacy dedicata ai sensi dell’art. 14 GDPR e inserisci nel modello il suo collegamento diretto.
Il GDPR costituisce la base comune. Prima dell’invio verifica se, in relazione al Paese del destinatario e al canale utilizzato, siano richiesti ulteriori adempimenti, autorizzazioni o integrazioni dell’informativa.
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