RICHIESTA CONSENSO
Linee Guida per Email Conformi alla legge e che attraggono i clienti.
In questa sezione trovi tutte le informazioni necessarie per comporre un’email commerciale a norma di legge e al tempo stesso interessante per i potenziali clienti. Rispettare le regole non solo ti mette al riparo da sanzioni, ma aumenta anche la fiducia e l’efficacia delle tue comunicazioni.
Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) ha stabilito linee guida precise per il trattamento dei dati delle persone fisiche (B2C). D’altro canto, per i dati pubblici delle persone giuridiche (aziende, enti), la legge conferma la possibilità di contattarle senza necessità di consenso, per tutelare il normale svolgimento delle attività economiche. In pratica, puoi inviare email a un’azienda senza chiedere prima il permesso, a patto che si tratti di comunicazioni professionali pertinenti. Questo principio è sancito, ad esempio, dalla normativa italiana e ribadito dai riferimenti del GDPR.
RIFERIMENTI NORMATIVI
REGOLAMENTO GENERALE SULLA PROTEZIONE DEI DATI (UE 2016/679)
Parlamento e Consiglio europeo hanno chiarito, nei Considerando 14 e 47, la distinzione tra dati di persone fisiche e giuridiche e il concetto di legittimo interesse per marketing diretto.
(Per approfondire, consulta la nostra sezione Conformità GDPR oppure il testo completo del regolamento su Eur-Lex)
Parlamento e Consiglio europeo hanno chiarito, nei Considerando 14 e 47, la distinzione tra dati di persone fisiche e giuridiche e il concetto di legittimo interesse per marketing diretto.
(Per approfondire, consulta la nostra sezione Conformità GDPR oppure il testo completo del regolamento su Eur-Lex)
In breve, non è obbligatorio il consenso preventivo per email inviate a indirizzi generici o di reparto aziendali (es. info@, commerciale@…). Questo è il contesto in cui operano i nostri database Maiload. Diverso è il discorso per i contatti riferiti a persone fisiche in ambito business (es. mario.rossi@azienda.com): in questi casi consigliamo un approccio più cauto, come il Permission Marketing, anche se l’email è utilizzata in ambito lavorativo.
TIPOLOGIA DI DATI
• Email di ruolo/funzione (persone giuridiche): puoi effettuare invii senza necessità di consenso preventivo verso indirizzi email aziendali generici, collegati a funzioni aziendali (info@…, sales@…, acquisti@… ecc.). Queste caselle rappresentano l’azienda, non un individuo, quindi rientrano pienamente nelle comunicazioni B2B consentite.
• Email personali aziendali (dipendenti/soci): in caso tu voglia contattare individui specifici all’interno di un’azienda (es. un direttore marketing nome.cognome@azienda.it), è lecito farlo perché quell’indirizzo è stato fornito dall’azienda stessa come contatto lavorativo.
Tuttavia, qui entriamo in un’area dove il buon senso e la buona educazione contano molto. Per queste situazioni raccomandiamo fortemente di adottare un approccio di Permission Marketing, come già descritto, primo messaggio introduttivo, non invasivo, e possibilità per il destinatario di acconsentire esplicitamente a ricevere ulteriori info.
• Email personali aziendali (dipendenti/soci): in caso tu voglia contattare individui specifici all’interno di un’azienda (es. un direttore marketing nome.cognome@azienda.it), è lecito farlo perché quell’indirizzo è stato fornito dall’azienda stessa come contatto lavorativo.
Tuttavia, qui entriamo in un’area dove il buon senso e la buona educazione contano molto. Per queste situazioni raccomandiamo fortemente di adottare un approccio di Permission Marketing, come già descritto, primo messaggio introduttivo, non invasivo, e possibilità per il destinatario di acconsentire esplicitamente a ricevere ulteriori info.
Riassumendo, usa liberamente le email generiche aziendali mentre, sulle email personali aziendali, procedi con più tatto e cura, rispettando la persona dietro quell’indirizzo.
COSA DEVE CONTENERE UNA EMAIL COMMERCIALE A NORMA
Quando componi il testo di una email promozionale o informativa da inviare a un’azienda, assicurati di includere tutti gli elementi obbligatori per legge e utili per trasparenza.
• Logo e brand aziendale: inserisci il logo della tua azienda in alto o in calce, in modo che il destinatario riconosca subito chi sta scrivendo.
• Dati identificativi del mittente: fornisci tutti i dati societari della tua azienda, denominazione completa, indirizzo fisico (sede), contatti telefonici, indirizzo email di risposta, eventuale sito web. Queste informazioni devono essere precise, aggiornate e attive. Non è consentito l’anonimato né mascherare l’identità (ad esempio inviando da un noreply non riconducibile a te).
• Chi sei e perché scrivi: all’inizio del messaggio, presenta brevemente la tua attività/azienda e spiega il motivo del contatto. Questo contestualizza l’email e la rende pertinente agli occhi del lettore (es. “Le scrivo perché la nostra azienda fornisce [servizio] che potrebbe essere utile a [nome azienda destinataria] nel settore [settore]”).
• Descrizione del prodotto/servizio offerto: nel corpo della mail, descrivi in modo chiaro ciò che proponi o l’oggetto della comunicazione. Mantieni un tono informativo, non troppo commerciale, soprattutto nel primo contatto.
• Link utili: includi link al tuo sito, idealmente alla homepage e/o alla pagina specifica del prodotto/servizio di cui parli nell’email, così chi è interessato può approfondire subito.
• Informativa privacy: è obbligatorio inserire un richiamo all’informativa privacy. Puoi farlo mettendo una frase del tipo “Trattiamo i dati ai sensi degli artt. 13 e 14 Reg. UE 2016/679 – GDPR” con link alla privacy policy completa sul tuo sito. Oppure un breve paragrafo (magari in piccolo in fondo) con i punti chiave dell’informativa (vedi oltre in questa sezione un esempio di formula).
• Link di disiscrizione: se stai inviando una newsletter o prevedi invii successivi, devi dare modo al destinatario di non ricevere più comunicazioni. Inserisci sempre una riga con un link “Clicca qui se non vuoi ricevere altre email” o simili. Anche se mandi una singola email one-shot, è buona norma offrire un contatto per farsi rimuovere. Nel contesto B2B non è strettamente obbligatorio in ogni singola email isolata, ma inserirlo dimostra trasparenza e rispetto.
• Logo e brand aziendale: inserisci il logo della tua azienda in alto o in calce, in modo che il destinatario riconosca subito chi sta scrivendo.
• Dati identificativi del mittente: fornisci tutti i dati societari della tua azienda, denominazione completa, indirizzo fisico (sede), contatti telefonici, indirizzo email di risposta, eventuale sito web. Queste informazioni devono essere precise, aggiornate e attive. Non è consentito l’anonimato né mascherare l’identità (ad esempio inviando da un noreply non riconducibile a te).
• Chi sei e perché scrivi: all’inizio del messaggio, presenta brevemente la tua attività/azienda e spiega il motivo del contatto. Questo contestualizza l’email e la rende pertinente agli occhi del lettore (es. “Le scrivo perché la nostra azienda fornisce [servizio] che potrebbe essere utile a [nome azienda destinataria] nel settore [settore]”).
• Descrizione del prodotto/servizio offerto: nel corpo della mail, descrivi in modo chiaro ciò che proponi o l’oggetto della comunicazione. Mantieni un tono informativo, non troppo commerciale, soprattutto nel primo contatto.
• Link utili: includi link al tuo sito, idealmente alla homepage e/o alla pagina specifica del prodotto/servizio di cui parli nell’email, così chi è interessato può approfondire subito.
• Informativa privacy: è obbligatorio inserire un richiamo all’informativa privacy. Puoi farlo mettendo una frase del tipo “Trattiamo i dati ai sensi degli artt. 13 e 14 Reg. UE 2016/679 – GDPR” con link alla privacy policy completa sul tuo sito. Oppure un breve paragrafo (magari in piccolo in fondo) con i punti chiave dell’informativa (vedi oltre in questa sezione un esempio di formula).
• Link di disiscrizione: se stai inviando una newsletter o prevedi invii successivi, devi dare modo al destinatario di non ricevere più comunicazioni. Inserisci sempre una riga con un link “Clicca qui se non vuoi ricevere altre email” o simili. Anche se mandi una singola email one-shot, è buona norma offrire un contatto per farsi rimuovere. Nel contesto B2B non è strettamente obbligatorio in ogni singola email isolata, ma inserirlo dimostra trasparenza e rispetto.
Questi elementi fanno sì che la tua email sia a norma di legge e al tempo stesso professionale. Un destinatario che vede tutti questi dettagli percepirà serietà da parte tua.
Cosa Fare e Cosa Evitare nelle Campagne Email B2B
Ecco una lista di best practice (da seguire) e di comportamenti da evitare quando utilizzi liste esterne e fai comunicazioni a freddo:
COSA FARE
• Usa solo liste di email lecite: assicurati sempre che i contatti che utilizzi siano stati raccolti in modo conforme al GDPR. Se ti affidi a Maiload, sei tranquillo su questo fronte (tutte le nostre liste rispettano il GDPR). Non utilizzare database di provenienza dubbia o “scrapings” senza garanzie, perché potresti includere indirizzi privati o protetti.
• Garantisci i diritti dei destinatari: ogni persona ha il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, oblio, opposizione, ecc. ai propri dati. Nelle tue comunicazioni informa i destinatari che tratterai i loro dati con cura e che possono in qualunque momento richiedere la rimozione o modifica. In pratica, oltre al link di disiscrizione, rispondi tempestivamente se qualcuno ti chiede “da dove avete preso i miei dati?” o “cancellatemi per favore”. Devi avere una procedura semplice e gratuita per gestire queste richieste.
• Inserisci il link alla tua Privacy Policy: nella mail, di fianco all’informativa sintetica GDPR, metti il link alla pagina completa della privacy sul tuo sito. Così chi vuole può leggere tutti i dettagli sul trattamento dei dati che effettui. È un segno di trasparenza e in alcuni casi obbligatorio (se fai trattamenti complessi).
• Assicurati che la piattaforma di invio sia adeguata: come già detto, alla sezione Piattaforme Email Marketing del nostro sito, utilizza un servizio di invio email che sia GDPR Compliant e adatto al cold email. Ad esempio, Woodpecker (che consigliamo) è ottimizzato per questo scopo. Piattaforme come queste rispettano esse stesse la privacy e ti aiutano a seguire le regole (gestendo automaticamente le disiscrizioni, i bounce, ecc.).
• Garantisci i diritti dei destinatari: ogni persona ha il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, oblio, opposizione, ecc. ai propri dati. Nelle tue comunicazioni informa i destinatari che tratterai i loro dati con cura e che possono in qualunque momento richiedere la rimozione o modifica. In pratica, oltre al link di disiscrizione, rispondi tempestivamente se qualcuno ti chiede “da dove avete preso i miei dati?” o “cancellatemi per favore”. Devi avere una procedura semplice e gratuita per gestire queste richieste.
• Inserisci il link alla tua Privacy Policy: nella mail, di fianco all’informativa sintetica GDPR, metti il link alla pagina completa della privacy sul tuo sito. Così chi vuole può leggere tutti i dettagli sul trattamento dei dati che effettui. È un segno di trasparenza e in alcuni casi obbligatorio (se fai trattamenti complessi).
• Assicurati che la piattaforma di invio sia adeguata: come già detto, alla sezione Piattaforme Email Marketing del nostro sito, utilizza un servizio di invio email che sia GDPR Compliant e adatto al cold email. Ad esempio, Woodpecker (che consigliamo) è ottimizzato per questo scopo. Piattaforme come queste rispettano esse stesse la privacy e ti aiutano a seguire le regole (gestendo automaticamente le disiscrizioni, i bounce, ecc.).
COSA EVITARE
• Non allegare file pesanti: evitare allegati (PDF, presentazioni, immagini pesanti) nelle prime email a freddo. Oltre a poter infastidire (nessuno apre volentieri allegati da sconosciuti), appesantiscono il messaggio e possono farlo bloccare dai filtri. Se hai un catalogo o una brochure, meglio inserire un link da cui scaricarli.
• Non mettere prezzi, sconti o slogan esagerati nelle prime email: presentarsi subito con “Offerta imperdibile: -50% solo per oggi!” a un contatto che non ti conosce è il modo migliore per finire nello spam e perdere credibilità. Evita linguaggi commerciali aggressivi, iperboli tipo “siamo i migliori sul mercato” o un elenco di prezzi. Queste cose potrai comunicarle in fasi successive, solo a chi si è mostrato interessato.
• Non fare marketing aggressivo: collegandoci al punto sopra, il primo contatto (e in generale la comunicazione B2B a freddo) deve essere informativo e introduttivo, non una vendita spinta. Non tempestare di email chi non risponde, non inviare follow-up quotidiani. Dai spazio e tempo ai prospect di valutare. Se forzi la mano, li perderai.
• Non inviare email puramente promozionali senza informazione di valore: come regola, se il testo della tua mail potrebbe essere visto interamente come un messaggio pubblicitario senza contesto, probabilmente stai sbagliando approccio. Meglio puntare su comunicazioni di presentazione, casi di studio, soluzioni a problemi, non sul “compra ora, ecco lo sconto”.
• Non dimenticare i numeri di telefono nelle liste: se decidi di usare i numeri per chiamate, ricordati, come detto, che non sono già filtrati dal Registro delle Opposizioni. Quindi non lanciarti in chiamate a tappeto. Fai prima la verifica o rivolgiti a chi può farla. Telemarketing non in regola può portare sanzioni.
• Non inviare da account aziendali improvvisati: assicurati che l’indirizzo mittente appartenga al dominio aziendale ufficiale e sia configurato correttamente (con record SPF, DKIM, DMARC per l’autenticazione). Invii da email generiche (gmail, yahoo) per scopi aziendali sono poco professionali e spesso bloccati dai filtri. Imposta un account dedicato (es. nome.cognome@tuaazienda.it) per le tue campagne.
• Non mettere prezzi, sconti o slogan esagerati nelle prime email: presentarsi subito con “Offerta imperdibile: -50% solo per oggi!” a un contatto che non ti conosce è il modo migliore per finire nello spam e perdere credibilità. Evita linguaggi commerciali aggressivi, iperboli tipo “siamo i migliori sul mercato” o un elenco di prezzi. Queste cose potrai comunicarle in fasi successive, solo a chi si è mostrato interessato.
• Non fare marketing aggressivo: collegandoci al punto sopra, il primo contatto (e in generale la comunicazione B2B a freddo) deve essere informativo e introduttivo, non una vendita spinta. Non tempestare di email chi non risponde, non inviare follow-up quotidiani. Dai spazio e tempo ai prospect di valutare. Se forzi la mano, li perderai.
• Non inviare email puramente promozionali senza informazione di valore: come regola, se il testo della tua mail potrebbe essere visto interamente come un messaggio pubblicitario senza contesto, probabilmente stai sbagliando approccio. Meglio puntare su comunicazioni di presentazione, casi di studio, soluzioni a problemi, non sul “compra ora, ecco lo sconto”.
• Non dimenticare i numeri di telefono nelle liste: se decidi di usare i numeri per chiamate, ricordati, come detto, che non sono già filtrati dal Registro delle Opposizioni. Quindi non lanciarti in chiamate a tappeto. Fai prima la verifica o rivolgiti a chi può farla. Telemarketing non in regola può portare sanzioni.
• Non inviare da account aziendali improvvisati: assicurati che l’indirizzo mittente appartenga al dominio aziendale ufficiale e sia configurato correttamente (con record SPF, DKIM, DMARC per l’autenticazione). Invii da email generiche (gmail, yahoo) per scopi aziendali sono poco professionali e spesso bloccati dai filtri. Imposta un account dedicato (es. nome.cognome@tuaazienda.it) per le tue campagne.
In sintesi, sii trasparente, rispettoso e pertinente. Così facendo, oltre a rispettare la legge, massimizzi le probabilità che i tuoi destinatari apprezzino la comunicazione invece di cestinarla.
INFORMATIVA DA INSERIRE (ESEMPIO)
Di seguito ti forniamo un esempio di informativa privacy sintetica che potresti includere in calce alle tue email (ricorda di adattarla con i dati reali della tua azienda e le finalità specifiche):
“Informativa ex artt. 13 e 14 Regolamento UE 2016/679 (GDPR): [NOME AZIENDA] – [Indirizzo completo] – in qualità di Titolare del trattamento, sta trattando i vostri dati di contatto aziendali (ragione sociale, indirizzo, telefono, fax, email) raccolti da elenchi pubblici online, siti web, social network, elenchi telefonici e/o altri archivi pubblici, al solo fine di inviarvi comunicazioni informative e promozionali relative a prodotti/servizi che riteniamo possano interessarvi. Il trattamento si basa sul legittimo interesse di marketing B2B previsto dalla normativa vigente. I dati sono protetti e non saranno comunicati a terzi né trasferiti fuori dalla UE. Non effettuiamo decisioni automatizzate sui vostri dati. Potete esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR (conferma dell’esistenza dei dati, aggiornamento, rettifica, cancellazione, opposizione, ecc.). Per l’informativa completa si rimanda alla Privacy Policy sul nostro sito [link privacy policy].”
Questa formula copre gli aspetti essenziali, origine dei dati (fonti pubbliche), finalità (ricerche di mercato e comunicazioni promozionali pertinenti), base giuridica (legittimo interesse marketing B2B), garanzie (sicurezza, no diffusione, no extra UE, no profilazione), diritti dell’interessato. Aggiungila in piccolo alla fine delle tue email. Mostrerai professionalità e rispetto delle norme.
“Informativa ex artt. 13 e 14 Regolamento UE 2016/679 (GDPR): [NOME AZIENDA] – [Indirizzo completo] – in qualità di Titolare del trattamento, sta trattando i vostri dati di contatto aziendali (ragione sociale, indirizzo, telefono, fax, email) raccolti da elenchi pubblici online, siti web, social network, elenchi telefonici e/o altri archivi pubblici, al solo fine di inviarvi comunicazioni informative e promozionali relative a prodotti/servizi che riteniamo possano interessarvi. Il trattamento si basa sul legittimo interesse di marketing B2B previsto dalla normativa vigente. I dati sono protetti e non saranno comunicati a terzi né trasferiti fuori dalla UE. Non effettuiamo decisioni automatizzate sui vostri dati. Potete esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR (conferma dell’esistenza dei dati, aggiornamento, rettifica, cancellazione, opposizione, ecc.). Per l’informativa completa si rimanda alla Privacy Policy sul nostro sito [link privacy policy].”
Questa formula copre gli aspetti essenziali, origine dei dati (fonti pubbliche), finalità (ricerche di mercato e comunicazioni promozionali pertinenti), base giuridica (legittimo interesse marketing B2B), garanzie (sicurezza, no diffusione, no extra UE, no profilazione), diritti dell’interessato. Aggiungila in piccolo alla fine delle tue email. Mostrerai professionalità e rispetto delle norme.
DISCLAIMER
Ribadiamo l’invito, rispetta sempre la normativa privacy. Anche se operi in ambito B2B, adotta tutte le precauzioni necessarie per gestire bene i dati (anche sul tuo lato, conserva in modo sicuro i file, non lasciarli circolare indiscriminatamente, ecc.). Se fai campagne verso aziende estere, informati sulle regole locali (ad esempio, alcuni paesi UE hanno registri delle opposizioni email). Sul sito del Garante della Privacy trovi linee guida e documentazione utile.
Maiload ti fornisce dati conformi e consigli per usarli al meglio, ma la responsabilità finale di come li utilizzi è tua. Usali con intelligenza e vedrai risultati eccellenti.
(Seguendo queste linee guida, potrai creare campagne di Email Marketing B2B efficaci, rispettose e a norma di legge. Buon lavoro e buone conversioni!)
Maiload ti fornisce dati conformi e consigli per usarli al meglio, ma la responsabilità finale di come li utilizzi è tua. Usali con intelligenza e vedrai risultati eccellenti.
(Seguendo queste linee guida, potrai creare campagne di Email Marketing B2B efficaci, rispettose e a norma di legge. Buon lavoro e buone conversioni!)
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